项目采购是整个政府采购过程中最重要的阶段，它对政府采购效率、政府采购质量、与采购人、供应商的关系、内部人员素质的提高都有直接的影响。影响项目采购 的环境主要外部和内部两个方面。外部的指政府采购项目的市场供需状况、供应商的竞争力、采购人的态度以及其他部门配合程度等等。内部环境是指集中采购机构 的管理体制、采购方式、项目负责人和经办人的工作经验、工作能力、公关能力、专业水平等。政府采购环境这两种环境互相交叉、互相影响的结果。这两种环境中 最主要的环境要素是采购项目负责人，它是两种环境的联系纽带，同时也是项目采购的主要组织者和实施者。对于项目采购来说，外部环境是不可控的，因此，项目 采购质量高低的决定性因素就是项目负责人。项目负责人除必须具备上述的素质外，还必须具备如下品质：谦逊。对自己下属的错误和失误及采购人行为不当的地方 要以理服人，耐心指导。勤奋。在协调好一些行政事务后，要尽可能多做一些业务工作，特别是要参与评标或谈判等一些较难的环节。仁爱。政府采购的工作量大、 要求高、专业性强、情况复杂，因此，对下属身心健康的关怀就显得特别重要。
         为了达到采购目标，项目负责人在进行工作时应该遵循以下步骤：
         1、沟通交流。在项目采购前，做好与采购人的沟通交流，可以收到事半功倍的效果。做好沟通交通，就要了解采购人的采购目的和用意，明确采购项目的名称、品 种、数量、型号、服务项目要求、付款方式、采购预算、资金来源和委托事项，商定采购项目的时间、采购方式、评标办法，确定标底，约定双方权利义务。对采购 人提出的指定品牌采购等违反《政府采购法》规定的无理要求，要给予耐心的解释宣传。有些简单的项目可以由项目负责人单独实施。但无论如何，交流的结果应通 过不同的方式传达给下属。复杂或大型项目最好是召开项目小组会议，让每一位参加采购的人员都对采购人的委托情况有一个完整的印象。在接受委托之后，根据实 际工作量情况落实到每一位采购人员，并拟订初步的采购方案。方案根据实际情况可详可简，形式不一，但项目负责人必须将这一贯彻自己思路的文件不拘形式、不 拘时间和方式地传达给下属。与此同时，项目负责人应和采购人协调，请采购人提供必要的资料和专家人员。项目负责人最好是以自己的名义向采购人出具附有时间 的往来函，以要求他们配合采购，并在采购过程中不失时机地利用它。
         2、收集信息。通过电话、传真、网络以及其他渠道尽可能多地获得产品和供应商的资料，如同价位的不同型号的产品或不同档次的产品功能信息，以能够向采购人 提出建设性的意见；供应商的概况、运营情况、生产的产品种类、产品的市场占有率、信誉反馈以及是否有不良记录等，以便于将一些不合格的供应商档在政府采购 市场之外。然后根据经验和相关行业的情况对项目采购的风险作出初步的判断，确定采购方式、评标办法、标底等采购事项。 
         3、采购阶段。这是一个不断发现问题，容易与采购人、供应商发生冲突的阶段，因此，项目负责人的主要责任是协调关系，快速解决问题。以下几点是项目负责人应该切记的：        
         1）尽快获取所需的法律性资料。这是规范采购程序、正确编制招标文件的关键，特别是对一些复杂的项目和专业性项目更为重要。
         2）不要过早地确定设备型号、服务和工程档次。利用收集的产品信息和供应商资料进行科学分析、测算，如果项目过大、过于专业或存在其他重要情况，可以聘请 实践性项目专家进行可行性分析研究，为确定合适的采购预算提供可靠的建议，做到采购项目适当超前，避免资源浪费。